En las comunidades de propietarios que tienen contratado los servicios de un administrador de fincas, las reuniones tanto ordinarias como extraordinarias se realizan por parte del administrador, que es la persona que conduce la reunión y después redacta el acta con los asistentes y representados, así como que plasma los acuerdos adoptados.
No obstante, las comunidades de propietarios efectúan algunas reuniones a las que no asiste el administrador de fincas.
¿Es legal que se lleve a cabo una reunión sin la presencia del administrador si la comunidad tiene contratado a este profesional?
La respuesta sería que sí, pero se deben establecer unos requisitos. Sería lo mismo como en el caso de las comunidades de propietarios que no tienen contratado administrador de fincas. A saber:
- El primer requisito es el contenido de los temas a tratar. No es necesaria la presencia del administrador de fincas si los asuntos a exponer no precisan del asesoramiento de un administrador como podrían ser, por ejemplo, aprobar el pintado del vestíbulo o la sustitución de los buzones. Normalmente, son temas que no revisten gran importancia y se pueden adoptar por mayoría simple.
Son asuntos en los que la presencia del administrador no es imprescindible y es factible que la reunión se pueda desarrollar sin su presencia.
Otra cosa sería la relevancia de los temas a tratar como, por ejemplo, la creación de estatutos o la desafectación de un elemento común.
En estos casos mencionados sí que sería necesaria la presencia del administrador de fincas, incluso en comunidades de propietarios que no lo tengan contratado.
- El segundo requisito es la convocatoria de la reunión. Independientemente de que la comunidad de propietarios tenga contratado o no a un administrador de fincas, la convocatoria de la reunión se debe realizar correctamente.
Eso quiere decir que se ha de notificar la reunión a todos los propietarios con una antelación mínima de 8 días, ya sea por correo postal, correo electrónico o por cualquier medio de comunicación, siempre que se garantice la autenticidad de la comunicación y su contenido.
Comentamos esto porque en ocasiones las comunidades de propietarios deciden convocar una reunión por su cuenta colocando solo un aviso en el vestíbulo de la finca o enviando un mensaje al grupo de WhatsApp de la comunidad.
En el primer supuesto, los propietarios que no viven en el edificio o no aparcan su vehículo en el parking, no tienen conocimiento de la celebración de la reunión.
En el segundo supuesto, no todos los propietarios acostumbran a estar incluidos en los grupos de WhatsApp de las comunidades.
Por consiguiente, convocar una reunión por cualquiera de estos medios o por otros similares, no garantiza la completa comunicación de la reunión a todos los propietarios, por lo que los ausentes podrían impugnar los acuerdos que se adopten en esa reunión indebidamente convocada.
- El tercer requisito es que, al no estar presente el administrador que a la vez ejerce de secretario, se ha de designar como secretario a uno de los propietarios asistentes a la reunión.
Sería lo mismo que cuando no asiste el presidente: hay que designar a un propietario asistente para que ejerza de presidente temporal en ausencia del, digamos, presidente oficial.
Por ello, las comunidades de propietarios que dispongan de administrador de fincas y pretendan realizar una reunión sin su presencia, deberían primero consultarle dicha intención y los temas que quieren exponer.
El administrador les indicará si es viable o no efectuar la reunión sin su presencia.
Si es factible, el administrador deberá convocar la reunión enviando las convocatorias a todos los propietarios a fin de que todos ellos sean conocedores de la reunión y puedan decidir asistir o no.
En la reunión, el presidente o el vicepresidente, o el propietario que dirija la misma, tendrá que anotar los propietarios asistentes y representados y los acuerdos que se adopten, especificando el sentido del voto en cada uno de ellos: aprobación, rechazo o abstención.
Posteriormente, han de remitir el borrador del acta al administrador de fincas para que éste redacte correctamente el acta con los propietarios asistentes y representados y los acuerdos adoptados, y a continuación enviar el acta a todos los propietarios.
De esta forma, se garantizará que todos los propietarios han tenido conocimiento de que se ha convocado una reunión y podrán asistir a la misma.