Un administrador de fincas es el profesional adecuado para llevar la gestión de fincas (urbanas o rústicas), garajes, trasteros, etc., que conforman comunidades de propietarios, así como mancomunidades de propietarios. Dicho tipo de propiedad se denomina Propiedad Horizontal y está regulada desde el año 1960 por la Ley de Propiedad Horizontal que ha tenido diversas actualizaciones hasta el día de hoy con el fin de adaptarse a los nuevos tiempos.
Por otro lado, el administrador de fincas también gestiona las propiedades en régimen de alquiler, también llamada Propiedad Vertical y que está regulada por la Ley de Arrendamientos Urbanos desde el año 1994.
Estas son las dos principales funciones de un administrador de fincas, pero con el paso de los años, los administradores de fincas han ido ampliando su profesión con nuevas funciones, tales como:
- Asesoramiento inmobiliario:
- Para alquiler de una propiedad.
- Para traspasos de negocios.
- Para la compraventa de una propiedad.
- Asesoramiento fiscal:
- Modelo 184 (Entidades en régimen de atribución de rentas).
- Modelo 347 (Declaración anual de operaciones con terceras personas).
- Modelos 111 y 190 (Retenciones IRPF).
- Modelos 303 y 390 (Declaración del IVA).
- Alta censal.
- Asesoramiento laboral:
- Contratos de conserjes y porteros.
- Trámites con la Seguridad Social.
- Prevención de riesgos laborales.
- Agente de seguros:
- Contratación de pólizas de seguro multirriesgo de edificios y garajes.
- Contratación de pólizas de hogar.
¿Qué dice la ley sobre la figura del administrador de fincas?
Respecto a las comunidades de propietarios, según consta en la vigente ley de régimen jurídico de la propiedad horizontal en Cataluña, en su artículo 553-18 se indica lo siguiente respecto al administrador de fincas:
1. El administrador gestiona los asuntos ordinarios de la comunidad y ejerce las siguientes funciones:
a) Tomar las medidas convenientes y hacer los actos necesarios para conservar los bienes y el funcionamiento correcto de los servicios de la comunidad.
b) Velar por que los propietarios cumplan las obligaciones y hacerles las advertencias pertinentes.
c) Preparar las cuentas anuales del ejercicio precedente y el presupuesto.
d) Ejecutar los acuerdos de la junta de propietarios y efectuar los cobros y pagos que correspondan.
e) Decidir la ejecución de las obras de conservación y reparación de carácter urgente, de todo lo cual debe dar cuenta inmediatamente a la presidencia.
f) Pagar, con autorización de la presidencia, los gastos de carácter urgente que pueden correr a cargo del fondo de reserva.
g) Las demás funciones que expresamente le sean delegadas por la junta de propietarios o atribuidas por la ley.
2. El administrador es responsable de su actuación ante la junta de propietarios.
¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?
A modo de ampliación de lo indicado en la ley de propiedad horizontal, las funciones y tareas de un administrador de fincas con respecto a las comunidades de propietarios serían:
- Confección de los estados de cuentas anuales y parciales.
- Convocatoria de una reunión ordinaria anual para presentar cuentas, presupuesto del ejercicio siguiente y renovación de los cargos de la junta.
- Convocatoria de las reuniones extraordinarias que sean necesarias.
- Realización de las reuniones ordinarias y extraordinarias.
- Redacción del acta de los acuerdos adoptados en las reuniones.
- Ejecución posterior de los acuerdos adoptados.
- Resolución de las incidencias que surjan en las comunidades de propietarios mediante los profesionales adecuados.
- Gestión de los siniestros ante las compañías de seguros.
- Emisión de los recibos ordinarios y extraordinarios.
- Gestión de los pagos de servicios y suministros de las comunidades de propietarios.
- Gestión de los temas fiscales que atañen a las comunidades de propietarios.
- Asesoramiento.
¿Es obligatorio tener un administrador de fincas?
La Ley de Propiedad Horizontal nada indica respecto a que una comunidad de propietarios tenga la obligación de contratar los servicios de un administrador de fincas, aunque sí que dice que la comunidad de propietarios puede encargar la administración a un profesional externo que cumpla las condiciones profesionales legalmente exigibles.
Y aquí entra claramente la figura del administrador de fincas como el profesional adecuado para llevar la gestión de una comunidad de propietarios.
Aunque cualquier propietario puede ejercer las funciones de un administrador de fincas, la falta de conocimientos y de tiempo de los propietarios, aconsejan que sea más adecuado contratar los servicios de un administrador de fincas para administrar la comunidad de propietarios.
Ventajas de contratar un administrador de fincas
En la actualidad, en España, vivir en una comunidad de propietarios es lo más común en cualquier núcleo urbano de cierto tamaño. Según el INE (Instituto Nacional de Estadística) el 65% de la población vive en edificios. Cierto es que compartir edificio con otras personas puede ser una experiencia gratificante, pero también comporta sus desafíos. En este contexto, entendemos que el Administrador de Fincas juega un papel crucial para asegurar el buen funcionamiento de la comunidad.
Muchas veces subestimado, el Administrador de Fincas es el responsable de gestionar integralmente la comunidad. Esto incluye ayudar a mantener las instalaciones en buen estado, resolver conflictos entre vecinos y administrar los recursos económicos. Aunque su labor puede pasar desapercibida, es esencial para mantener la armonía dentro de la comunidad.
Entre las funciones principales de un Administrador de Fincas destacamos la emisión de la convocatoria y la redacción de actas de las juntas de propietarios, así como la gestión del presupuesto anual y el control de ingresos y gastos, además de verificar que la comunidad cumple con sus obligaciones legales y las normativas que le son aplicables. Por ejemplo, es el encargado de asegurar que los fondos de la comunidad se utilicen de forma eficiente, elaborando presupuestos realistas y evitando desajustes financieros. Además, el Administrador de Fincas colabora en la supervisión del mantenimiento de las instalaciones comunes, garantizando el correcto funcionamiento de los ascensores, la limpieza de las zonas comunitarias, el mantenimiento de la piscina, entre muchos otros servicios y mantenimientos contratados por la comunidad. Esto asegura que todos los vecinos puedan disfrutar de un entorno seguro y cuidado.
Los administradores de fincas también actuamos como mediadores en la resolución de conflictos, ofreciendo soluciones basadas en nuestra experiencia y conocimiento de la normativa legal que repercute a las comunidades de propietarios. Por ejemplo, podemos intervenir en disputas sobre el uso de áreas comunes o sobre inmisiones molestas, siempre buscando una solución que favorezca la convivencia y ajustada a la ley.
En resumen, no nos cabe duda que los administradores de fincas somos unos profesionales fundamentales para la gestión efectiva de las comunidades de propietarios, garantizando la convivencia pacífica y el adecuado mantenimiento de las instalaciones, poniendo de relieve que la labor del Administrador es importante que sea valorada y reconocida por todos los propietarios.
En este sentido, es crucial subrayar la importancia de que el Administrador esté colegiado, requisito para asegurar que los administradores de fincas nos mantenemos actualizados con las reformas normativas; recibimos formación continua. Asimismo la colegiación proporciona una firme seguridad adicional a los propietarios mediante seguros de responsabilidad civil y de caución. Esto significa que, en caso de cualquier problema, los propietarios pueden estar tranquilos sabiendo que su Administrador colegiado cuenta con las herramientas y la cobertura necesaria para manejar la situación.
Dada la importancia de la figura del Administrador de Fincas, su reconocimiento y valoración por parte de los propietarios es fundamental, porque no sólo garantizamos una gestión eficiente y eficaz de la comunidad, sino que también promovemos un entorno que favorezca la convivencia armónica y segura para todos los vecinos.
La figura del Administrador de Fincas es un importante pilar de estabilidad y seguridad en las Comunidades de Propietarios, por lo tanto a la pregunta sobre si vale la pena contratar los servicios de un Administrador de Fincas, la respuesta es clara: sí, sin duda.
En Finques Chicote somos asesores inmobiliarios colegiados, tanto como Administradores de Fincas como Agentes de la Propiedad Inmobiliaria, por lo que podemos brindar un servicio integral inmobiliario a nuestros clientes.
En resumen, las ventajas que tiene una comunidad de propietarios al contratar los servicios de un administrador de fincas son varias:
- Gestión adecuada de todos los aspectos que comprende una comunidad de propietarios debido a los conocimientos que tiene un administrador de fincas.
- Seguridad jurídica, ya que los administradores de fincas están adscritos a los colegios profesionales de administradores de fincas de su comunidad autónoma.
- Control de los ingresos y gastos de una comunidad de propietarios. Reclamaciones a los propietarios deudores. Control de los gastos e incrementos inadecuados de servicios y suministros. Propuestas de ahorro económico.
- Asesoramiento legal.
- Gestión de las subvenciones públicas que puede obtener una comunidad de propietarios.
- Mediación en caso de conflictos vecinales o con proveedores que pueda tener la comunidad de propietarios.
Lógicamente, el administrador de fincas, como profesional que es, percibe unos honorarios profesionales por su trabajo, pero a la larga, ese coste extra que paga la comunidad de propietarios revierte en los beneficios que la gestión de un administrador de fincas supone para la comunidad de propietarios.
En la administración Finques Chicote somos administradores de fincas desde el año 1968 en Barcelona y su área metropolitana, administrando más de 400 comunidades de propietarios. Como profesionales con amplia experiencia, sabemos de la importancia que conlleva que una comunidad de propietarios contrate los servicios de un administrador de fincas a fin de gestionar el día a día y todas las incidencias que se produzcan, descargando al presidente y miembros de la junta, de las tareas para las que no tienen tiempo y/o formación especializada.