Uno de los temas más importantes en la vida de una comunidad de propietarios es la gestión de los pagos que ésta debe de hacer frente.
Estos pagos pueden ser recurrentes como el suministro eléctrico, suministro de agua, el mantenimiento del ascensor, servicio de limpieza, etc. y otros pueden ser pagos puntuales por trabajos o servicios que se realizan en un momento determinado.
Si la comunidad de propietarios tiene contratado un administrador de fincas, es este profesional quien se encargará de la gestión de pagos y que los llevará a término con el cobro previo de los recibos de provisiones de fondos y derramas especiales.
No obstante, a veces surgen dudas sobre qué pagos puede autorizar el presidente de la comunidad y cuales puede efectuar directamente el administrador de fincas.
Se debe tener en cuenta que si existe un acuerdo de administración entre la comunidad de propietarios y el administrador de fincas, es este último quien ha de gestionar directamente los pagos recurrentes sin que sea necesaria la aprobación del presidente.
Dentro de estos pagos recurrentes podemos tener, entre otros:
- Suministro eléctrico comunitario.
- Suministro de agua comunitaria.
- Mantenimiento del ascensor.
- Servicio de limpieza.
- Mantenimiento medidas contraincendios (extintores, BIES, etc.).
- Póliza de seguro multirriesgo.
- Mantenimiento equipo antena TV y/o portero electrónico.
- Mantenimiento del jardín y/o la piscina.
- Tasa de uso de vado (en el caso de parkings).
- Nóminas conserje, portero o vigilante (en el caso que la comunidad disponga de personal propio asalariado)).
- Seguridad Social conserje, portero o vigilante (relacionado con el punto anterior).
- Servicio externo de Prevención de Riesgos laborales (PRL en el caso de disponer de personal propio asalariado, o sólo CAE en ausencia de este).
Dentro de los pagos recurrentes, los suministros suelen encontrarse domiciliados bancariamente, y los servicios se liquidan mediante transferencia bancaria.
Y como se trata de pagos recurrentes y bajo contrato, no es necesario que cada vez el presidente los tenga que aceptar previamente para que se hagan efectivos.
Donde pueden surgir diferencias entre comunidades de propietarios es en la gestión de los pagos de facturas extras para trabajos puntuales y concretos.
Dentro de estos pagos extras existen pequeños trabajos de cerrajería, carpintería, fontanería, etc., cuyos importes no suelen ser muy elevados, por lo que se pueden aprobar por el presidente sin necesidad de acuerdo en reunión.
Una vez se ha llevado a cabo el trabajo, el administrador remite la factura al presidente para que éste dé su conformidad si considera que el trabajo se ha ejecutado de forma correcta.
Por otro lado, hay comunidades de propietarios que autorizan en reunión al administrador de fincas a poder pagar de forma automática y sin previa aceptación del presidente, facturas por un importe no superior a una cuantía acordada (por ejemplo 500 euros).
Asimismo, es importante tener presente que el administrador de fincas está facultado para tramitar pagos urgentes, en el caso de que dichos pagos sean anticipos para solucionar un incidente importante, como por ejemplo, la reparación de un grave escape de agua de un montante o bajante que requiere ser solventado con la mayor premura posible (todo ello con el conocimiento de la comunidad de propietarios).
Con respecto a los pagos que emanan de obligaciones de la comunidad de propietarios para con la Administración Pública, tales como seguros sociales, impuestos, tasas y sanciones, el administrador de fincas ha de proceder a su pago inmediato.
También podemos encontrarnos con trabajos de reparación en las comunidades de propietarios que se han aprobado con anterioridad mediante un presupuesto al profesional pertinente. Ante este supuesto, cuando el profesional en cuestión presenta la factura de los trabajos y esta coincide en importe con el presupuesto aprobado, el administrador de fincas podría pagarla directamente sin validación previa, aunque es aconsejable que este tipo de trabajos sean antes aprobados por el presidente para tener la seguridad que los mismos se han desarrollado satisfactoriamente
Dentro de estos trabajos aprobados mediante presupuesto previo, hay algunos que por su naturaleza compleja es necesario que el profesional o empresa presente facturas sucesivas o fraccionadas en partidas denominadas certificaciones de obra.
En estos casos, no hay que olvidar que detrás acostumbra a existir un arquitecto contratado por la comunidad de propietarios, que se encarga de dirigir y supervisar la obra, siendo que ante estas situaciones el mencionado técnico es quien realmente valida los trabajos ejecutados en las sucesivas certificaciones de obra, por lo que el administrador de fincas puede realizar perfectamente los pagos de estas facturas sin la autorización del presidente.
Como resumen, podemos decir que:
- El presidente está facultado, sin necesidad de aprobación en reunión, a tramitar pagos de pequeños trabajos dentro de la comunidad de propietarios, así como pagos de trabajos urgentes y necesarios.
- En caso de trabajos no urgentes y de elevado importe, estos deberán ser aprobados previamente en reunión antes de ser contratados.
- El administrador está autorizado a realizar pagos recurrentes de servicios, mantenimientos y suministros, y pagos de trabajos urgentes sin necesidad de validación del presidente.
- El administrador está obligado a efectuar pagos de impuestos, seguros sociales, tasas y sanciones administrativas en las que se vea sujeta la comunidad de propietarios.
- También el administrador está facultado, si así lo decide la comunidad en reunión, a ejecutar pagos hasta una cuantía determinada sin necesidad de aceptación del presidente.
- El administrador está acreditado a tramitar pagos de certificaciones de obras de trabajos que haya aprobado el técnico pertinente.