Las reuniones son el medio por el cual los propietarios que integran una comunidad de propietarios pueden manifestar sus opiniones respecto a los temas que les afectan o preocupan, y votar los diferentes puntos que se hayan propuesto.
Pero ¿cuándo se han de celebrar las reuniones de propietarios? Vamos a ver que dice la ley de propiedad horizontal al respecto.
Tipos de reunión
Como norma básica, hay que tener en cuenta que es obligatorio realizar una reunión ordinaria al año.
En dicha reunión, se deben tratar de forma obligatoria los siguientes temas:
- Aprobación del estado de cuentas.
- Aprobación del presupuesto de gastos.
- Elección de los cargos de la Junta.
A parte, se deben tratar los temas que proponga el presidente y los temas que los propietarios planteen mediante solicitud previa al presidente y/o al administrador.
Como la mayoría de las comunidades de propietarios cierran el ejercicio en años naturales (del 1 de enero al 31 de diciembre), lo normal es que la reunión ordinaria se celebre entre los meses de enero y junio.
No obstante, es perfectamente factible realizar reuniones ordinarias de julio a diciembre, aunque en este caso, el ejercicio no coincidirá con el año natural.
Asimismo, las comunidades de propietarios ubicadas en la costa suelen efectuar las reuniones ordinarias entre julio y septiembre, ya que al tratarse habitualmente de segundas residencias, es el periodo del año en el que están en ellas la mayoría de sus propietarios.
Por otro lado, se pueden llevar a cabo durante el año tantas reuniones extraordinarias como sean necesarias.
Estas reuniones extras las debe convocar el presidente, o en las ocasiones que lo considere conveniente el 25% de propietarios de la comunidad que representen, a su vez, el 25% de los coeficientes.
Lugar y hora de la reunión
Nada dice la ley sobre el lugar y el horario de la reunión.
Normalmente, tal como indicábamos en un anterior artículo, los lugares más habituales suelen ser:
- En la propia comunidad de propietarios.
- En el despacho del administrador.
- En alguna sala situada en otro lugar.
Respecto al horario, se debe tener en cuenta que en Cataluña solo existe una única convocatoria, y en el resto de España hay dos convocatorias que deben estar separadas entre sí al menos media hora.
Lo usual es que el horario de la reunión oscile entre las 18:00h. y las 20:00h., aunque en los últimos años y con el fin de conciliar la vida familiar se acostumbran a iniciar sobre las 19:00h.
Comenzar la reunión a esa hora evita tener que concluirla muy tarde si ésta se acaba alargando, ya que si se empieza sobre las 20:00h. puede suponer un mayor desgaste y cansancio para los asistentes y el administrador, en especial si esta dura mucho tiempo.
No obstante, hay algunas excepciones.
Si la mayoría de los propietarios de la comunidad son personas jubiladas, la reunión acostumbra a iniciarse a media tarde.
Y si la comunidad de propietarios está constituida por propietarios que todos son empresas (edificio de oficinas), regularmente la reunión se celebra por las mañanas.
Por otro lado, existen muchas comunidades de propietarios formadas por una comunidad finca y una comunidad parking y, también, es posible que las reuniones de ambas comunidades se lleven a cabo de forma consecutiva el mismo día y hora, siempre que la mayoría de los propietarios que viven en la comunidad finca tengan una plaza de garaje en la comunidad-parking.
En estos casos, usualmente se realiza primero la reunión de la comunidad parking para que, una vez ésta haya concluido, los propietarios con plaza de garaje que no viven en el edificio puedan irse y así poder comenzar después la reunión de la comunidad finca.
Como vemos, hay diferentes casuísticas que implican a las reuniones de las comunidades de propietarios. Lo importante que se debe tener en cuenta es que:
- Se tiene que realizar siempre una reunión ordinaria anual.
- Se han de efectuar las reuniones extraordinarias que sean realmente necesarias, y para tratar temas relevantes e importantes y, si es posible, agrupar los temas (puntos en el orden del día) en una única reunión y no verse abocados a tener que acometer varias reuniones para temas sueltos.
- Se deben convocar en un día y a una hora que permita conciliar la vida familiar de todos los implicados: Junta, propietarios y administrador.