Una comunidad de propietarios está conformada por diferentes elementos privativos como locales, viviendas, plazas de garaje, etc., es decir, espacios físicos que pueden ser independientes y donde se comparten elementos comunes.

Dichos elementos comunes son necesarios para poder usar y disfrutar de los elementos privativos.

La constitución de una comunidad de propietarios se realiza al principio de la vida de un edificio o garaje, y en el momento que la promotora ha comenzado a vender los primeros elementos privativos.

Hay que destacar que no es necesario que la promotora haya vendido todos los departamentos para poder constituir la comunidad de propietarios.

Pasos a seguir

El primer paso para constituir una comunidad de propietarios es la convocatoria de una reunión extraordinaria por parte de la promotora, normalmente mediante un administrador de fincas propuesto por esta.

En esta primera reunión se deberán adoptar los siguientes acuerdos, entre otros:

  1. Nombramiento de la comunidad de propietarios.
  2. Presentar y aprobar un presupuesto de gastos inicial.
  3. Establecer el sistema de reparto de gastos.
  4. Crear un fondo de reserva. En Cataluña es un 5% del presupuesto anual de gastos y en el resto de España es el 10%.
  5. Nombrar los cargos: presidente, vicepresidente y/o administrador de fincas. Si se opta por no contratar un administrador de fincas, se debería nombrar un secretario. Hay que destacar que el único cargo obligatorio es el de presidente, pero lo correcto sería crear los cargos indicados para que el presidente no este él solo al frente de la gestión de la comunidad de propietarios.
  6. Aprobar la solicitud de un NIF para la comunidad de propietarios. Estos NIF comienzan siempre por la letra H.
  7. Aprobar la solicitud de un certificado de firma digital para poder recibir las notificaciones telemáticas emitidas por los organismos públicos, tales como la Agencia Tributaria, ayuntamientos, Agencia de Protección de Datos, Diputación, etc.
  8. Aprobar la adecuación de la comunidad al RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos).
  9. Aprobar la contratación de un seguro multirriesgo.
  10. Aprobar la legitimación de un libro de actas que será legalizado por el Registro de la Propiedad y donde se transcribirán las actas con los acuerdos adoptados en las sucesivas reuniones.
  11. Finalmente, redactar el acta de esta primera reunión con los acuerdos adoptados. Esta acta servirá posteriormente para efectuar las gestiones legales y administrativas necesarias para completar la constitución de la comunidad de propietarios.

Desarrollo de los acuerdos

Veamos el desarrollo de los diferentes acuerdos que se adopten en esta primera reunión de constitución:

Nombramiento de la comunidad de propietarios

Aquí no hay mucho misterio. Los propietarios asistentes a la reunión deben aprobar por unanimidad el nombramiento de la comunidad de propietarios de la dirección donde este ubicado el edificio.

Presupuesto de gastos inicial y establecer el sistema de reparto de gastos.

En esta primera reunión de constitución de la comunidad de propietarios es muy importante aprobar un presupuesto inicial de gastos con el sistema de reparto acordado para estos.

En la escritura de obra nueva y división horizontal del edificio se reflejan las cuotas de participación de cada departamento. Dichas cuotas de forma individual están también reflejadas en las escrituras particulares.

Estas cuotas o coeficientes representan un porcentaje cuya suma del total de departamentos da siempre 100 %.

La cuota de participación determina y concreta la participación que corresponde a los elementos privativos sobre la propiedad de los elementos comunes y establece la distribución de los gastos y el reparto de los ingresos, salvo pacto en contrario.

Como vemos, la premisa legal es que todos los gastos de la comunidad de propietarios se deben repartir de forma proporcional entre los diferentes departamentos según su cuota de participación.

No obstante, los propietarios pueden establecer diferentes sistemas de reparto de los gastos en base a la tipología y características de estos, ya que no todos los gastos son iguales.

Eso si, se deberá tener en cuenta siempre la existencia de cualquier posible cláusula final de la escritura de obra nueva y división horizontal que mencione alguna disposición respecto al sistema de reparto de gastos o al contenido de los estatutos, si estos existieran.

Tras análisis del contenido de dicha escritura y/o estatutos, para poder adoptar cualquier acuerdo de modificación del sistema de reparto de gastos, será precisa la mayoría cualificada de 4/5 partes en Cataluña o la unanimidad en el resto de España.

Es muy importante tener en cuenta que no estamos hablando de modificar las cuotas de participación, para lo cual sería siempre imprescindible la unanimidad tanto en Cataluña como en el resto de España, sino que se está modificando el sistema de reparto de gastos.

Creación del fondo de reserva

Como indicábamos, la creación del fondo de reserva supone un 5% del presupuesto de gastos anual de la comunidad en Cataluña, y un 10% en el resto de España.

Su objetivo es que la comunidad de propietarios tenga un fondo de ahorro para acometer posibles urgencias y gastos extraordinarios.

Nombramiento de los cargos

Legalmente, el único cargo imprescindible es el de presidente, el cual puede asumir también las funciones de secretario y/o administrador de la finca, salvo que los estatutos dispusieran lo contrario.

Lo normal es que haya, aparte del presidente, un vicepresidente y un secretario, salvo que se acuerde la contratación de un administrador de fincas en Barcelona que sería quien asumiera también el cargo de secretario, quedando por lo tanto como secretario-administrador.

Solicitud del NIF

Es imprescindible que la comunidad disponga de un NIF, documento legal para todas las gestiones que debe hacer la misma.

Este se obtiene cumplimentando el modelo 037 de la Agencia Tributaria, aportando la siguiente documentación:

  • Copia del acta con el nombramiento del presidente.
  • Fotocopia del DNI del presidente.
  • Escritura de obra nueva y división horizontal.

 

Contratación de un seguro comunitario

Si bien no es imprescindible contratar un seguro para la comunidad, salvo en algunas comunidades autónomas, es muy importante que la comunidad de propietarios tenga un seguro del edificio que se denomina seguro multirriesgo.

El motivo es prever posibles problemas y daños causados por cualquier siniestro: daños por agua, incendio, emboces, responsabilidad civil, etc.

Dicho seguro sería independiente del seguro de hogar que contrate cada propietario.

Legalización de un libro de actas

Se debe legitimar y legalizar un libro de actas donde transcribir los acuerdos que se adopten en las sucesivas reuniones que realice la comunidad de propietarios.

Dicho trámite se efectúa en el Registro de la Propiedad al que pertenezca el edificio.

Resumen

Como vemos, esta primera reunión de constitución de la comunidad de propietarios es muy importante, ya que establece las pautas de gestión futuras de la comunidad de propietarios, sobretodo en lo que respecta al sistema de reparto de los gastos, verdadera piedra angular de cualquier comunidad de propietarios.

En los más de 50 años de vida de Finques Chicote hemos constituido numerosas comunidades de propietarios, por lo que sabemos de la importancia de la primera reunión y los efectos legales que de ella se derivan después.

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