Dentro de las atribuciones del administrador de fincas y respecto a la emisión de certificados, se encuentra la emisión de certificados de corriente de pago cuando hay una venta de una propiedad.
No obstante, es posible que en otras ocasiones se le requiera al administrador otro tipo de certificados que no tienen nada que ver con la situación económica del vendedor de una propiedad.
Por ejemplo, un propietario o un inquilino solicita un certificado al administrador conforme no ha recibido quejas de otros vecinos respecto a su comportamiento.
Si algún vecino requiere de este tipo de certificado, es evidente que ello obedece a un motivo concreto, y seguramente sí que se haya producido alguna clase de conflicto con otros vecinos y es posible que el administrador no sea conocedor del mismo.
Por dicho motivo, si un administrador recibe una petición de esta índole, debe declinarla, ya que no es su obligación certificar el comportamiento de un vecino, aparte que no tendrá suficientes elementos de juicio como para emitir ese certificado. Y, por otra parte, elaborar ese tipo de certificado puede implicar problemas con el resto de propietarios por entender éstos que el administrador se ha extralimitado en sus atribuciones.
Asimismo, los administradores de fincas también nos encontramos con solicitudes de otra clase de certificados, como es el caso en el que una comunidad que ha pedido una subvención, coincide con la eventualidad de que durante ese periodo un propietario vende una propiedad en la susodicha comunidad.
Aunque la subvención se tramitó cuando todavía estaba en la comunidad el propietario anterior (propietario vendedor), la recepción de la subvención (parte proporcional) corresponderá al propietario actual (propietario comprador).
Ante esta situación, es posible que el vendedor o expropietario inste al administrador a que extienda un certificado conforme la comunidad ha recibido la subvención, y que la parte proporcional a dicha propiedad vendida le debe de pertenecer al propietario vendedor.
Destacar que el administrador no puede realizar un certificado de este tipo por cuanto si una comunidad de propietarios percibe una subvención, esta corresponde siempre a la propiedad, independientemente de quien sea su titular al momento de su recepción, y no a los que eran titulares al momento de la solicitud.
Como vemos, es posible que haya propietarios y/o inquilinos que pretendan requerir al administrador de fincas de diferentes tipos de certificados que nada tienen que ver con la venta de una propiedad.
En estos casos, el administrador de fincas ha de actuar con mucha prudencia y no emitir certificados que después pueden suponer un foco de problemas y conflictos con la comunidad de propietarios.
Por otro lado, existen varios tipos de certificados, aparte de corriente de pago, que es normal que se le requiera su emisión al administrador de fincas, tales como:
- Certificado de ingresos: Si una comunidad de propietarios tiene alquilado un elemento común como puede ser la antigua vivienda portería, o la azotea para una antena de telefonía móvil, el administrador de fincas debe presentar anualmente en la Agencia Tributaria el modelo 184 de régimen de atribución de rentas, y posteriormente confeccionar un certificado de ingresos a cada propietario con la parte proporcional de ingresos que debe declarar en su declaración del IRPF.
- Certificado de gastos: Muchos propietarios que tienen su propiedad alquilada (local, piso, plaza de garaje, trastero, etc.), solicitan cada año un certificado de gastos al administrador para acreditar, y poderse deducir, los gastos comunes de la declaración del IRPF.
- Certificado de IVA: Los propietarios que son empresa o autónomos, tienen la posibilidad de deducirse la parte proporcional del IVA soportado de los gastos de la comunidad, para lo cual el administrador tiene que expedir el correspondiente certificado con carácter trimestral.
- Certificados para los bancos: Aquellas comunidades de propietarios que quieren abrir una cuenta bancaria a su nombre en una entidad bancaria o las comunidades que desean solicitar un préstamo bancario, han de pedir un certificado al administrador con los requisitos que exija la entidad bancaria en cada caso para la gestión en cuestión.