La protección de datos personales ha pasado de ser una cuestión prácticamente desconocida en las comunidades de propietarios a convertirse en una obligación que afecta al día a día de cualquier comunidad, independientemente de su tamaño.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecen normas que deben cumplir tanto la comunidad de propietarios como el administrador de fincas y los miembros de la junta de gobierno.
Aunque muchas comunidades piensan que el RGPD solo afecta a grandes empresas, la realidad es muy distinta. Una comunidad trata continuamente datos personales: nombres de propietarios, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, cuotas, deudas, nóminas e información laboral si hay personal propio asalariado (conserje, por ejemplo), imágenes de videovigilancia e incluso datos bancarios. Gestionar correctamente toda esta información evita sanciones y, sobre todo, protege la privacidad de los copropietarios.
RGPD, LOPDGDD y la normativa catalana de propiedad horizontal
Antes de entrar en cada supuesto, conviene aclarar un punto que se suele pasar por alto: la protección de datos se rige por normativa estatal y europea (RGPD y LOPDGDD) por igual en toda España, pero el funcionamiento interno de la comunidad de propietarios (mayorías, convocatorias, actas, morosos) no. En Cataluña, las comunidades de propietarios no se rigen por la Ley de Propiedad Horizontal estatal (Ley 49/1960), sino por el Llibre V del Codi Civil de Catalunya (Llei 5/2006, de 10 de mayo, arts. 553-1 a 553-59). Esta diferencia es relevante porque, como veremos, afecta directamente a las mayorías necesarias para instalar cámaras o a la base legal para publicar la lista de morosos.
Cámaras de videovigilancia: cuándo son legales
La instalación de cámaras de seguridad es una de las cuestiones que más dudas genera. La finalidad principal de estos sistemas debe ser proteger la seguridad de las personas y de los bienes comunes.
Qué mayoría se necesita para aprobarlas
La mayoría necesaria para aprobar la instalación varía según el territorio, y esta es una de las diferencias más importantes entre la normativa catalana y la estatal:
- En Cataluña, el artículo 553-25 del Codi Civil de Catalunya (CCCat) permite aprobar la instalación por mayoría simple de los propietarios asistentes a la junta y de sus cuotas de participación. Este criterio fue confirmado por el Tribunal Supremo en la STS 1399/2024, de 23 de octubre de 2024.
- En el resto de España, el artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal exige el voto favorable de las tres quintas partes (3/5) del total de los propietarios y de las cuotas de participación.
En ambos casos, los propietarios ausentes que no manifiesten su oposición de forma fehaciente en el plazo de 30 días desde la notificación del acuerdo se computan como votos favorables. Puedes ampliar todos los detalles del procedimiento en nuestro artículo ¿Puede una comunidad de propietarios instalar cámaras de videovigilancia?.
Qué zonas pueden grabarse y cuáles no
Las cámaras solo deben grabar las zonas comunes que realmente necesiten vigilancia. No es admisible orientar una cámara hacia el interior de una vivienda, una terraza privada o las ventanas de otro edificio. Tampoco pueden captar de forma permanente la vía pública, salvo que sea inevitable de manera accesoria debido a la ubicación de la cámara y a la zona que se debe de vigilar.
Cartelería e información obligatoria
La comunidad debe informar de la existencia del sistema mediante carteles visibles antes de acceder a la zona vigilada. Estos carteles deben indicar quién es el responsable del tratamiento de los datos y cómo pueden ejercerse los derechos de acceso, supresión u otros previstos en la normativa. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) actualizó en febrero de 2025 su guía sobre videovigilancia, con criterios específicos y más detallados para comunidades de propietarios, por lo que conviene revisar periódicamente que la cartelería y la documentación interna siguen ajustadas al criterio vigente.
Plazo de conservación de las imágenes
Con carácter general, las imágenes no deberían conservarse durante más de 30 días, salvo que sea necesario mantenerlas por estar relacionadas con un incidente, un robo, un acto vandálico o una investigación policial o judicial.
Quién puede acceder a las grabaciones
El acceso a las grabaciones debe estar limitado a las personas autorizadas, normalmente el presidente de la comunidad, el administrador de fincas o la empresa de seguridad contratada. No es correcto que cualquier propietario pueda solicitar libremente ver las imágenes.
El listado de propietarios morosos
Otro de los temas más habituales es la publicación de los propietarios con deudas pendientes.
En el resto de España, la Ley de Propiedad Horizontal permite que, cuando un propietario no pueda ser notificado personalmente de una convocatoria o de determinados acuerdos, la comunicación pueda realizarse mediante su publicación en el tablón de anuncios de la comunidad. En Cataluña, la base legal es distinta: el artículo 553-21.4.d) del CCCat obliga a incluir en la convocatoria la lista de propietarios con deudas pendientes, precisamente porque el artículo 553-24 establece que esos propietarios tienen voz pero no derecho de voto en la junta mientras no regularicen su situación. En ambos casos, esta posibilidad no significa que puedan difundirse libremente los datos económicos de los vecinos.
Lo que no resulta admisible es colocar de forma permanente listados de morosos en lugares visibles para cualquier persona, como el portal, el ascensor o una vitrina accesible desde la calle. Tampoco es recomendable difundir esa información mediante grupos de mensajería instantánea abiertos a personas ajenas a la comunidad.
La normativa exige facilitar únicamente la información estrictamente necesaria para la finalidad perseguida, por lo que recomendamos semianonimizar la información listada reemplazando el nombre del propietario moroso por el piso, local o plaza de garaje del que éste es titular y sobre la cuál recae la deuda para con la comunidad.
Cada vez más comunidades recurren a herramientas tecnológicas para anticipar situaciones de impago; si quieres saber qué límites legales existen al respecto, puedes leer nuestro artículo ¿Puede una comunidad de propietarios usar IA para detectar incidencias o potenciales morosos?.
El libro de actas y la protección de datos
El libro de actas constituye uno de los documentos más importantes de cualquier comunidad de propietarios. En él aparecen numerosos datos personales: nombres de propietarios, asistentes a las juntas, coeficientes de participación, resultados de votaciones e incluso referencias a deudas o reclamaciones judiciales. En Cataluña, la redacción, firma y notificación del acta se regula en el artículo 553-27 del CCCat.
Los propietarios tienen derecho a acceder a las actas porque forman parte de la documentación de la comunidad, sin embargo, ese derecho no implica que puedan utilizar la información para cualquier finalidad.
Por ejemplo, no sería correcto fotografiar un acta y difundirla posteriormente en redes sociales o enviarla a personas ajenas a la comunidad. La información contenida en las actas únicamente debe utilizarse para fines relacionados con la gestión comunitaria.
Además, el libro de actas debe conservarse con las medidas de seguridad adecuadas para impedir accesos no autorizados. Si se mantiene en formato digital, es recomendable utilizar sistemas de acceso mediante contraseña y realizar copias de seguridad periódicas.
Grupos de WhatsApp y otras apps de mensajería en la comunidad
El uso de WhatsApp, Telegram u otras aplicaciones se ha vuelto habitual para la comunicación diaria entre vecinos, pero conlleva riesgos que muchas comunidades pasan por alto: compartir teléfonos y datos personales sin consentimiento, difundir información sensible sobre deudas o incidencias, y tomar decisiones que, adoptadas fuera de una junta debidamente convocada, carecen de validez legal. Analizamos todos estos riesgos en detalle en Riesgos legales de usar WhatsApp en comunidades de propietarios.
Mirillas digitales y otros dispositivos privados que graban zonas comunes
No solo las cámaras comunitarias generan obligaciones de protección de datos. Cuando un propietario instala en su puerta una mirilla digital que graba imágenes del rellano, necesita el permiso de la comunidad, y ese permiso exige una mayoría distinta a la de las cámaras: en Cataluña, el acuerdo de las 4/5 partes de propietarios y coeficientes, y en el resto de España, las 3/5 partes. Además, deberá cumplir las mismas obligaciones que un sistema de videovigilancia: cartelería, límite de conservación de 30 días y prohibición de difundir las imágenes. Te lo explicamos con más detalle en ¿Hay que pedir permiso a la comunidad para instalar una mirilla digital en la puerta de un piso?.
Cesión de datos a terceros
La gestión de una comunidad implica compartir determinados datos con empresas y profesionales externos.
Es habitual facilitar información a empresas de mantenimiento, compañías aseguradoras, despachos de abogados, arquitectos, empresa para el control de accesos, etc.
Esta cesión solo es legítima cuando resulta necesaria para prestar el servicio contratado y debe limitarse a los datos imprescindibles. Por ejemplo, la empresa que gestiona el control de accesos puede necesitar determinados datos de los propietarios, pero no información sobre sus deudas con la comunidad.
Cuando un tercero trata datos personales por cuenta de la comunidad, normalmente actuará como encargado del tratamiento. En estos casos debe existir un contrato que regule las obligaciones de ambas partes, las medidas de seguridad aplicables y el uso permitido de la información.
También conviene recordar que el administrador de fincas actúa, con carácter general, como encargado del tratamiento respecto de los datos de la comunidad, por lo que debe cumplir todas las obligaciones previstas en la normativa de protección de datos.
Buenas prácticas para evitar problemas
El cumplimiento del RGPD no consiste únicamente en firmar documentos, sino en implantar hábitos de trabajo adecuados. Algunas medidas especialmente recomendables son:
- Limitar el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Evitar enviar documentación con datos personales a destinatarios equivocados.
- Utilizar contraseñas seguras para acceder a la documentación digital (al grabador de imágenes de videovigilancia, por ejemplo).
- Destruir correctamente la documentación que ya no deba conservarse.
- Informar adecuadamente a los propietarios sobre el tratamiento de sus datos.
- No instalar cámaras, mirillas digitales u otros dispositivos que graben zonas comunes sin la mayoría y los requisitos legales correspondientes.
- Revisar periódicamente las medidas de seguridad implantadas.
Preguntas frecuentes
¿Puede un vecino pedir ver las grabaciones de las cámaras de la comunidad?
No. El acceso a las imágenes debe limitarse a las personas designadas por la comunidad (normalmente el presidente y, en su caso, la empresa de mantenimiento), salvo que se trate de un incidente concreto que deba ponerse a disposición de las fuerzas de seguridad o de un juzgado.
¿Es legal publicar la lista de morosos en el portal o en el ascensor?
No de forma permanente. La lista solo puede incluirse en la convocatoria de la junta cuando sea relevante para determinar el derecho de voto; exponerla de forma continua en un lugar visible para cualquier persona ajena a la comunidad no está permitido.
¿Qué mayoría hace falta para instalar cámaras de videovigilancia en Cataluña?
Basta la mayoría simple de los propietarios asistentes a la junta y de sus coeficientes de participación (art. 553-25 CCCat), frente a las 3/5 partes del total de propietarios que exige la Ley de Propiedad Horizontal en el resto de España.
¿Necesito permiso de la comunidad para instalar una mirilla digital que graba?
Sí, si la mirilla graba o captura imágenes. En Cataluña se exige el acuerdo de las 4/5 partes de propietarios y coeficientes; en el resto de España, las 3/5 partes.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar las imágenes de videovigilancia?
Un máximo de 30 días desde su captación, salvo que estén relacionadas con un incidente, un delito o una investigación policial o judicial, en cuyo caso pueden conservarse el tiempo necesario para ponerlas a disposición de la autoridad competente.
Conclusión
La protección de datos se ha convertido en una parte esencial de la gestión moderna de las comunidades de propietarios. Aspectos tan habituales como instalar cámaras de seguridad, convocar una junta, gestionar el libro de actas, usar un grupo de WhatsApp o contratar una empresa de mantenimiento implican el tratamiento de información personal y, por tanto, deben realizarse respetando el RGPD y, en Cataluña, también el régimen específico del Codi Civil.
Más que un simple requisito burocrático, el cumplimiento de estas normas genera confianza entre los propietarios, reduce el riesgo de reclamaciones y evita sanciones que pueden resultar muy costosas.
Cumplir con la normativa de protección de datos, mantener al día el libro de actas o aprobar la instalación de cámaras de videovigilancia conforme a la ley es solo una parte del trabajo diario de una comunidad bien llevada. Por eso, desde hace más de 58 años, en Finques Chicote (colegiados como administradores de fincas y Agentes de la Propiedad Inmobiliaria (API)) damos servicio a comunidades de propietarios en la ciudad de Barcelona y en todos los municipios limítrofes con ella.
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