Cierto porcentaje de comunidades de propietarios optan por tener sus fondos en cuentas propias abiertas en entidades bancarias a nombre de la comunidad, en lugar de que los fondos los custodie el administrador de fincas en su cuenta.
Consideran que depositando los fondos en una cuenta comunal a su nombre evitarán el peligro de que el administrador pueda tener la tentación de escaparse con los fondos.
Sí, es verdad que existen administradores de fincas que en el pasado han provocado estafas y se han fugado con los fondos de las comunidades de propietarios que administraban, pero no es menos cierto que son casos muy contados y no es una situación habitual o frecuente, por ello, no se puede criminalizar a los administradores de fincas en general por culpa de algunos profesionales sin escrúpulos. En todos los sectores laborales hay buenos y malos profesionales, y no por qué estos últimos ejerzan malas artes de forma ocasional significa que todo un sector sea igual de indigno.
Que la comunidad de propietarios tenga cuenta propia está muy bien hasta que se deban llevar a cabo operaciones bancarias con ella.
En principio, el administrador de fincas gira los recibos mediante un fichero que sube a la cuenta bancaria comunal, dado que solamente está autorizado para eso y para efectuar consultas en la cuenta, nada más. Hasta aquí, ningún problema.
Después se domicilian todos los pagos que se puedan domiciliar. Sin problema.
No obstante, los inconvenientes llegan cuando hay que acometer pagos no domiciliados o se requiere que se realicen gestiones en la entidad bancaria.
Siendo la cuenta bancaria de la comunidad de propietarios, los titulares de la misma han de ser los propietarios, normalmente los miembros de la junta (presidente y vicepresidente), y con firma mancomunada, y como mínimo, deben poder firmar como mínimo dos de los titulares en el supuesto que en la cuenta consten tres o más titulares, porque serán quienes ordenen los pagos no domiciliados o deban ejecutar reintegros, entre otras operativas.
A priori parece sencillo, pero no todos los propietarios están dispuestos a tener que desarrollar estas funciones, ya que piensan que para eso tienen contratado a un administrador de fincas, pero lo que ocurre es que como este no es titular, su margen de maniobra está acotado dado que no puede intervenir más allá de emitir remesas de recibos y consultar movimientos bancarios.
También se puede dar autorización plena al administrador para que éste lleve a cabo los pagos y demás operativas bancarias, pero eso sería lo mismo que si el administrador tuviera los fondos en su propia cuenta, cuestión que quieren evitar las comunidades que abren una cuenta comunitaria, por consiguiente, lo que no se puede pretender por parte de la comunidad de propietarios es tener la seguridad de la cuenta propia, pero que todo funcione como si los fondos los custodiara el administrador.
Otra cuestión importante para tener presente es las dificultades que ponen todas las entidades bancarias, sin excepción, para efectuar cualquier cambio de titulares o atribuciones dentro de la cuenta. En todos los casos, supone un largo y penoso proceso burocrático sin sentido alguno, que hace perder una gran cantidad de tiempo tanto al administrador como a los titulares implicados en la cuenta bancaria.
Por otro lado, nos encontramos con la dificultad extra que le supone al administrador gestionar este tipo de comunidades, ya que una operativa tan restringida, entre otras cosas, dificulta notablemente las gestiones y multiplica el trabajo al tenerse que coordinar los movimientos de la cuenta comunal con la contabilidad del programa de gestión que tenga el administrador de fincas para que todo cuadre y se puedan remitir a los propietarios las liquidaciones correctas, cuestión que no es sencilla, aunque lo pueda parecer.
Una solución intermedia y que elimina riesgos para las comunidades de propietarios temerosas de ser estafadas, es la opción bancaria mixta: Que solo los fondos ordinarios estén en poder del administrador de fincas, y nos referimos a las cuotas de la comunidad de propietarios que sirven para atender los pagos recurrentes que tiene previstos la comunidad: suministro eléctrico, mantenimiento ascensor, servicio de limpieza, mantenimiento sistemas contraincendios, mantenimiento interfonos y antena TV, etc. (vamos, el día a día de una comunidad). Y las cuotas extraordinarias (derramas y fondos de reserva) se hallen en la cuenta bancaria a nombre de la comunidad de propietarios.
Realmente, poco riesgo hay en que el administrador gestione con su cuenta los fondos ordinarios, ya que lo que entra (cuotas de propietarios) sale de forma frecuente (pagos).
El, digamos, gran riesgo, puede recaer en las derramas que a veces acumulan un importe elevado, por lo que al estar en la cuenta de la comunidad se elimina dicho riesgo.
Esta solución evita las molestias que puedan sufrir los titulares de la cuenta propia de la comunidad al tener que realizar gestiones de forma habitual, supone una tranquilidad para la comunidad de propietarios y agiliza la operativa por parte del administrador de fincas.
En conclusión, entendemos que en esta vida cualquier tipo de relación se ha de basar en la confianza, y si bien la confianza ciega contrae riesgos, la desconfianza absoluta es insana, por ello se ha de buscar un punto intermedio y de equilibrio entre las partes, por lo que sí, cierto, es bueno confiar, pero no está de más el verificar. Así pues, el administrar las cuotas de la comunidad con operativa bancaria mixta, es decir, con cuenta comunal y cuenta de administrador de forma simultánea, tal como hemos explicado, es un método de gestión ágil, transparente y que ayuda y protege a ambas partes.