En estos tiempos que las nuevas tecnologías están presentes en todos los sectores, lógicamente la administración de fincas no podía ser menos.

Es evidente que los avances tecnológicos deben servir para hacernos la vida y el trabajo más fácil, sino no tienen sentido.

En el caso de la administración de fincas en Barcelona y el resto de lugares se debe aplicar en la doble vertiente de hacia un mejor funcionamiento de los despachos, por un lado, y para que nuestros clientes tengan un mejor y más rápido servicio por el otro.

La clave de todo es la digitalización de los despachos que permite trabajar de forma deslocalizada si se precisa, algo fundamental durante estos tiempos de pandemia.

Trabajar de forma remota permite a los equipos poder desarrollar sus tareas desde cualquier lugar y atender a los clientes sin que estos noten ninguna disminución en la calidad del servicio.

Todo debe ser transparente para el cliente quien no debe notar si su interlocutor esta en el despacho o en su casa.

Por otro lado, tenemos las aplicaciones de videoconferencia que permiten mantener el contacto de los equipos, por un lado, formarse mediante cursos y webinars por el otro, y finalmente, poder comunicarse con los clientes en caso de tener que realizar reuniones por este sistema.

Existen varias plataformas para poder realizar sesiones de videoconferencia. Al principio de la pandemia, la mayoría ofrecían tiempo sin límite con el fin de poder ganarse la confianza de los usuarios.

No obstante, esa gratuidad ya ha acabado y hay que pasar por caja si queremos poder usar las aplicaciones de videoconferencia sin límite de tiempo. 

Todos los despachos de administración de fincas disponen de un software especializado para la gestión del negocio.

Una de las ventajas de los administradores de fincas es el manejo de gran cantidad de datos de los clientes.

Actualmente, los datos, la información son el nuevo oro y una buena gestión de estos puede reportar grandes beneficios tanto a los despachos de administración de fincas como a sus clientes.

Por dicho motivo, disponer de un buen software que, aparte de realizar de forma automática las tareas habituales de la administración de fincas, permita gestionar de forma adecuada la gran cantidad de datos de los que dispone un administrador de fincas, redundaría de forma muy beneficiosa tanto para el administrador como para el cliente, siempre desde un punto de vista legal y sin vulnerar la ley de protección de datos.

Para el administrador de fincas porque podría ampliar su oferta de servicios, y para el cliente porque podría recibir de su administrador de fincas propuestas de servicios adecuadas a sus necesidades de parte de un profesional que le conoce a él y a su comunidad de propietarios

Por otro lado, hay que destacar que antiguamente, solo existía una forma de comunicación con nuestros clientes: el teléfono fijo.

Actualmente, tenemos multitud de canales de comunicación: teléfonos móviles, e-mail, apps para móvil, WhatsApp o aplicaciones similares, webs, etc.

La digitalización permite el surgimiento de apps para móvil desde las que el cliente podrá acceder a la información de su comunidad y de su propiedad de forma segura y desde cualquier lugar.

Ello supondrá, en teoría, menos llamadas a los despachos para resolver dudas, lo que liberará de tiempo a los empleados para poder hacer otras tareas más productivas.

Debemos pensar que todo lo que suponga un menor tiempo de llamadas telefónicas redunda en más tiempo productivo para los despachos y de esta forma, se puede dar un mejor servicio a los clientes.

El cliente desde la aplicación podrá hacer muchas gestiones sin la necesidad de tener que contactar con el despacho del administrador: que recibos ha pagado, que recibos debe, las liquidaciones aprobadas, las actas de las reuniones, los contratos de servicios y suministros, etc.

Volviendo al software de administración de fincas, una buena gestión de las incidencias que se generan en las comunidades de propietarios se presenta como fundamental para los despachos de administración de fincas, teniendo siempre tres ejes: el oficial-administrador, el contacto/s en la comunidad de propietarios y el técnico-reparador, debiendo ir siempre los tres perfectamente sincronizados.

Y esto se consigue con una buena base de datos y una supervisión periódica por parte del oficial-administrador mediante un software potente.

Como comentábamos en un artículo anterior sobre el futuro de los administradores de fincas, la pandemia ha obligado a la mayoría de los negocios a dar un salto tecnológico enorme, que de no haber existido una situación tan disruptiva como una pandemia mundial, hubieran tardado varios años en hacerlo.

Por ello, hay que aprovechar las nuevas tecnologías para avanzar y mejorar tanto a nivel interno de los despachos y facilitar las tareas de los empleados, como conseguir que los clientes se sientan mejor atendidos.

En Finques Chicote, administrador de fincas en Barcelona con experiencia, nos adaptamos enseguida durante el confinamiento pudiendo teletrabajar desde el primer minuto y seguir dando el mejor servicio a nuestros clientes. Y ahora estamos aprovechando el impulso para aplicar las nuevas tecnologías en nuestro despacho para mejorar tanto a nivel interno como externo.