El Covid-19 o coronavirus ha supuesto una grave crisis sanitaria para toda la población, poniendo en riesgo la salud de muchas personas. Pero no sólo ha afectado en este sentido a la sociedad, todos los sectores económicos y sus empresas se verán afectados en mayor o menor medida.

En este sentido, lógicamente, las administraciones de fincas también se verán afectadas en varios aspectos.

Temas como videoconferencia, teletrabajo, acceso remoto, gestiones telemáticas, vozIP, etc. y herramientas como Zoom, Webex, Slack, Microsoft Teams, etc. que llevamos oyendo estos días en los diferentes medios de comunicación, han llegado para quedarse de forma definitiva.

Algunas de ellas ya eran usadas por las administraciones de fincas con anterioridad, pero el confinamiento ha obligado a que, en un tiempo récord, la mayor parte de profesionales hayan tenido que implementar sistemas de trabajo diferentes y usar herramientas que antes, si las usaban, era de forma residual.

Vamos a intentar analizarlas y ver el impacto que en el futuro tendrán tanto en las administraciones de fincas como en las comunidades de propietarios.

¿Cómo ha afectado el coronavirus a los administradores de fincas?

Videoconferencia

El uso de la videoconferencia se ha incrementado notablemente a fin de permitir el contacto entre los empleados.

El distanciamiento del confinamiento ha obligado a utilizar dicha herramienta, permitiendo que los empleados de las administraciones que están teletrabajando, se puedan comunicar.

No obstante, lo que más se está comentando en foros de administradores es el impacto que podrá tener la videoconferencia como asistencia en las reuniones de propietarios.

En Catalunya, el régimen jurídico de la Propiedad Horizontal en su artículo 553.22, párrafo 1) permite la asistencia a las reuniones por medio de videoconferencia o por otros medios telemáticos de comunicación sincrónica.

Esto debe estar contemplado en los estatutos o en caso contrario, mediante un acuerdo de junta.

En cambio, en la Ley estatal de PH no está contemplado este sistema de asistencia, por lo que será necesario adoptar un acuerdo al respecto.

Está por ver si la asistencia por videoconferencia a las reuniones sufre un incremento, en cuyo caso, los administradores de fincas nos veremos desarrollando reuniones mixtas entre asistentes presenciales y remotos, por lo que regular los turnos de palabra, votaciones, etc. supondrá un esfuerzo aún mayor.

Teletrabajo

El teletrabajo se ha tenido que implementar forzosamente en todas o casi todas las administraciones de fincas.

Aquellos profesionales que ya tenían la información en la nube son los que mejor se han adaptado al teletrabajo y, además, en pocos días, como es el caso de Finques Chicote.

Por otro lado, las empresas de TIC han tenido que realizar un esfuerzo sobrehumano para permitir a sus clientes poder teletrabajar desde sus hogares.

Que el teletrabajo haya llegado a las administraciones de fincas para quedarse es una opción muy factible, pero será de forma puntual una vez cuando se haya vuelto a la normalidad.

Gestiones telemáticas

El ámbito de las gestiones telemáticas engloba todos aquellos procesos que los clientes de las administraciones de fincas puedan realizar por sí mismos y sin intervención directa del administrador.

Para ello, deberán acceder a una intranet mediante usuario y contraseña, y ya dentro, podrán visualizar datos o documentación relativa a su comunidad de propietarios, tales como liquidaciones, actas, contratos de servicios y suministros, poder ver los recibos que ha pagado y los que tiene pendientes, etc.

Así mismo, la documentación podrá ser descargada.

Gracias a estas gestiones telemáticas, se podrá agilizar el trabajo de las administraciones de fincas, siendo que el cliente, en lugar de solicitar por teléfono o correo electrónico tal o cual información o gestión, al igual que sucede en las entidades bancarias podrá tramitarlo por sí mismo, ganando con ello inmediatez.

Hay que destacar que algunas administraciones de fincas ya tienen habilitados estos accesos a su intranet, como es nuestro caso.

Herramientas

Dentro de las diferentes herramientas que se utilizan o pueden utilizarse para el teletrabajo, videoconferencias, gestión de equipos, etc. tenemos, por ejemplo, las siguientes

Herramientas para realizar videoconferencias:

  • Zoom
  • Webex
  • Google Meet
  • Jitsi Meet

Herramientas de Acceso remoto:

  • Microsoft Remote Desktop
  • Citrix
  • TeamViewer
  • Supremo

Herramientas de Gestión de equipos:

  • Slack
  • Microsoft Teams

Todas las herramientas tienen planes gratuitos iniciales y si se necesitan más prestaciones, se deberá optar por los planes de pago que tengan establecidos.

Experiencia en Finques Chicote

En nuestra administración de fincas implantamos rápidamente la posibilidad de teletrabajar la semana previa al primer Real Decreto Ley publicado por el Gobierno.

De forma escalonada, la semana del 16 de marzo los trabajadores fueron instalándose en sus viviendas para poder teletrabajar y desarrollar las tareas de atención al cliente, principalmente emergencias, gracias a disponer de telefonía IP que nos permite atender telefónicamente a nuestros clientes desde cualquier ubicación.

Utilizamos el acceso remoto mediante Microsoft Remote Desktop a nuestras aplicaciones de gestión de comunidades Adminet y Adminis, todo ello bajo conexiones seguras VPN.

Las videoconferencias las efectuamos con la aplicación Webex de Cisco y nuestro equipo se comunica internamente por medio de Slack y de Spark, además de por correo electrónico.

La coordinación es total entre todos los empleados y ello nos permite seguir dando servicio a los clientes a pesar del confinamiento.

Nuestro balance hoy en día es muy positivo y estamos muy satisfechos con la implantación del teletrabajo y la fácil adaptación de todos los empleados, lo que nos permitirá estar preparados para el futuro en el supuesto que situaciones similares se vuelvan a producir.