Muchas veces las comunidades de propietarios (CP) y propiedades de alquiler (PA) no se atreven a cambiar de administrador de fincas por el desconocimiento de los pasos que deben seguir para ello.

El temor infundado a posibles problemas, frenan a veces dicho cambio, por lo que tanto las comunidades de propietarios como las propiedades de alquiler continúan con un administrador con el que no están contentos.

El Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona y Lleida (CAFBL) ha establecido un reglamento o protocolo para el traspaso de comunidades de propietarios (CP) y las propiedades de alquiler (PA) de una forma ágil y sin problemas entre administradores.

Dicho reglamento se ha fijado para evitar conflictos entre las CP y PA, el administrador anterior y el nuevo administrador.

De esta forma, el CAFBL podrá actuar como mediador y árbitro en caso de conflicto y podrá aplicar las sanciones correspondientes en el supuesto que haya incumplimiento de las normas de traspaso.

Estos son los pasos a seguir para evitar conflictos en el traspaso de comunidades de propietarios y propiedades de alquiler entre administradores.

¿Cómo cambiar de administrador de fincas?

Solicitud de documentación

Una vez que la comunidad ha aprobado en reunión el cese del actual administrador y nombramiento del nuevo, lo primero es que el administrador de fincas entrante solicite al administrador cesado la documentación necesaria para poder desarrollar su actividad.

Debe realizarlo de forma que haya constancia fehaciente de la solicitud, además de aportar documento de su nombramiento como nuevo administrador (es el acta donde se cesa al administrador actual y donde a su vez se nombra a un nuevo administrador).

El administrador anterior (el cesado) deberá contestar en el plazo de 10 días hábiles y por escrito.

Deberá hacer constar si la comunidad tiene deudas con él o no. En el primer caso ha de justificar el importe de la deuda.

En la mayoría de los casos no tiene que haber ningún problema en realizar la transferencia.

No obstante, si el administrador anterior no contesta, el nuevo administrador lo ha de comunicar al CAFBL para que intervenga a efectos disciplinarios.

Es importante destacar que se trata de una infracción grave por parte del administrador anterior, pero también es una infracción grave que el nuevo administrador no solicite la documentación al administrador anterior.

Como excepción a esta norma, no será necesario solicitar la documentación cuando el nuevo administrador reciba alguno de los siguientes documentos:

  • Estado de cuentas del anterior administrador conforme tiene su deuda saldada y finiquitada.
  • Estado de cuentas del anterior administrador firmado por este y por la comunidad conforme han acordado un aplazamiento de la deuda entre ellos.
  • Documento de la comunidad dirigido al anterior administrador que acredite que le ha requerido de forma fehaciente, dándole un plazo de 20 días hábiles para presentar el estado de cuentas final y este no haya cumplido.

Presentación del estado de cuentas finiquito

El anterior administrador, una vez recibida la solicitud de documentación, tendrá 20 días hábiles para entregar al nuevo administrador el estado de cuentas finiquito.

Comunidades de propietarios (Propiedad Horizontal)

En este caso, el anterior administrador deberá entregar al presidente o al nuevo administrador en el plazo de 10 días hábiles la siguiente documentación:

  • Listado de propietarios que debe incluir: Nombres completos, direcciones de correspondencia, correos electrónicos, teléfonos y domiciliaciones bancarias
  • Listados de coeficientes y formas de reparto de los gastos.
  • Relación de todos los datos básicos de los prestadores de servicios e industriales de los mantenimientos de la finca, así como la póliza de seguro.
  • Documentación correspondiente al Portero o Conserje, en caso de que haya.
  • Copia de la última acta y de la última liquidación aprobada.
  • Libro del Edificio, si procede.
  • Libro de Actas.
  • Informe ITE, si procede.

En el caso que haya datos personales protegidos dentro de la documentación a entregar, será obligatoria la solicitud del presidente para facilitar los datos de las domiciliaciones bancarias.

Propiedades de alquiler (Propiedad Vertical)

También tendrá un plazo de 10 días hábiles el anterior administrador para entregar la siguiente documentación:

  • Listado de inquilinos que debe incluir: Nombres completos, direcciones de correspondencia, correos electrónicos y teléfonos.
  • Listado de últimos recibos emitidos con desglose de conceptos.
  • Relación de todos los datos básicos de los prestadores de servicios e industriales de los mantenimientos de la finca, así como la póliza de seguros.
  • Notificaciones, actualizaciones y repercusiones practicadas.
  • Documentación correspondiente al Portero o Conserje, en caso de que haya.
  • Copia de la última liquidación aprobada.
  • Informe ITE, si procede.

En el caso de que no sea aprobado el estado de cuentas finiquito, se deberá comunicar al anterior administrador en el plazo de 30 días hábiles a contar desde el día que entregó el mismo.

En el caso que sea aprobado, se deberá liquidar la deuda pendiente en un plazo máximo de 20 días hábiles.

Importante: Hay que destacar que, tanto en el caso que el anterior administrador no presente el estado de cuentas finiquito, como que no haga entrega de la documentación en los plazos previstos, no impedirá al nuevo administrador poder desarrollar sus funciones.

De esta forma, se evita la parálisis o inactividad en la comunidad de propietarios o propiedad de alquiler.

El nuevo administrador deberá velar por que se cumplan los pagos previstos por parte de la comunidad de propietarios o propiedad de alquiler al anterior administrador, y si esto no se cumple, comunicarlo al CAFBL.

En caso contrario, el nuevo administrador estará cometiendo una infracción grave.

Mediación y arbitraje

En el supuesto que surjan problemas o diferencias en los traspasos de comunidades de propietarios o propiedades de alquiler entre administradores, las partes podrán recurrir al CAFBL para que intervenga como mediador o árbitro para poder resolver los conflictos existentes.

Renuncia de un administrador de fincas

Si un administrador de fincas renuncia a la administración de una comunidad de propietarios o propiedad de alquiler, deberá comunicar la renuncia de forma fehaciente con una antelación de 15 días hábiles a la fecha en la que haya previsto su renuncia.

Posteriormente, tendrá un plazo de 20 días hábiles para presentar el estado de cuentas finiquito.

Pasado dicho plazo, ya podrá dejar de administrar.

Resumen

Como vemos, el protocolo para el traspaso tanto de CP como de PA no es muy complicado, debiéndose cumplir los plazos estipulados para los diferentes pasos a realizar.

Como indicábamos al principio, en la mayoría de casos no hay ningún problema y tanto el anterior administrador como el nuevo administrador efectúan el traspaso de forma correcta, y en aquellos casos que surjan discrepancias, se podrá acudir al CAFBL para que haga de mediador o árbitro entre las partes.

En Finques Chicote hemos efectuado de forma satisfactoria numerosos traspasos de Comunidades de Propietarios (CP) y Propiedades de Alquiler (PA) durante los más de 50 años que estamos en activo.

Estaremos encantados de atenderles si precisan información para contratar nuestros servicios como administrador de su comunidad de propietarios o para que administremos sus propiedades de alquiler, y en caso de que nos contraten, destacar que nos encargaremos de todos los trámites para el traspaso con el anterior administrador.