A lo largo del ejercicio de nuestra profesión, nos hemos encontrado con un número considerable de comunidades de propietarios que tienen contratado un administrador de fincas que, fruto de una mala gestión de la comunidad, les ha provocado una serie de problemas de diversas índoles.
Bajo nuestra experiencia, es especialmente significativo que casi todas las comunidades de propietarios que en los últimos años están contratando nuestros servicios, proceden de administradores de fincas que no están colegiados, y que su principal línea de negocio no es la administración de fincas, sino que se trata de gestores administrativos, abogados, asesores empresariales, etc., y que al no ser los profesionales adecuados, repercuten negativamente en la gestión de las comunidades de propietarios.
También se da el caso de que algunas de estas comunidades de propietarios que nos contratan vienen de administraciones de fincas pequeñas sin apenas infraestructura técnica y humana, por lo que el servicio que reciben no es el adecuado para sus necesidades.
Por ello, estas comunidades de propietarios deciden al final, cambiar y contratar un administrador de fincas colegiado como Finques Chicote, con experiencia y consolidado en el sector y con una trayectoria e infraestructura apropiada para poder gestionar eficazmente el día a día de las comunidades.
Veamos algunas de las malas praxis más habituales con las que se han encontrado las comunidades que han cesado a su anterior administrador y han contratado nuestros servicios:
Su anterior administrador no contestaba las llamadas telefónicas o los e-mails
Esta suele ser una de las situaciones más habituales que nos trasladan. Propietarios que telefonean al administrador y dejan aviso para que este les devuelva la llamada sin que ésta acabe produciéndose.
O propietarios que envían un e-mail solicitando algún documento o efectuando alguna consulta, no llegando a obtenerse nunca una respuesta.
Aunque parezca extraño, este problema es uno de los más comunes que existen.
El propietario se siente desamparado ya que no puede contactar por ninguna vía, por lo que se ve abocado a intentar contactar presencialmente con la esperanza de poder ser atendido.
Su anterior administrador no presenta facturas
Otra de las problemáticas más recurrentes que nos han manifestado es la de solicitar copia de alguna factura de gastos de comunidad y que reciben la callada por respuesta.
Todo propietario tiene derecho a poder ver cualquier factura de su comunidad de propietarios, por lo que no se puede impedir el acceso a esta información.
Su anterior administrador no solucionaba las incidencias
La resolución de las incidencias de una comunidad de propietarios es una de las principales funciones de un administrador de fincas que como tal se precie.
Evidentemente, el administrador no es quien resuelve directamente la incidencia si no que debe encargar la reparación al profesional pertinente o dar parte al seguro comunal si es que queda cubierto. En resumen, hace de intermediario.
La obligación del administrador es llevar un seguimiento de la incidencia hasta su total resolución.
También es cierto que, a veces, la resolución de las incidencias se alarga por diversos motivos, por lo que la única vía es persistir en ello.
Su anterior administrador se negaba a convocar una reunión
Aunque no tan frecuente, nos hemos topado con que en ocasiones los presidentes de las comunidades de propietarios que hemos empezado a administrar nos comentan que su anterior administrador siempre mostraba negativa a convocar una reunión o a demorarla excesivamente en el tiempo, no convocándola anualmente como dicta la ley, sino haciéndolo cada dos o tres años.
Si un presidente solicita al administrador que convoque una reunión para tratar los temas que sea, el administrador no puede negarse a ello.
Su anterior administrador no daba respuestas en las reuniones
Otra de las situaciones que nos han trasladado los propietarios es que su anterior administrador no respondía a las consultas o preguntas que se le formulaban en las reuniones: contestaba con evasivas o simplemente decía no saber del tema que se le planteaba. Este tipo de comportamientos son especialmente graves si la base de la consulta está relacionada directamente con sus funciones como profesional.
Su anterior administrador no presentaba las cuentas claras
Otro de los pilares en la gestión del administrador de fincas es rendir cuentas anualmente a la comunidad de propietarios o cuando se lo requiera la Junta.
Las liquidaciones de cuentas deben ser claras y precisas sin que ofrezcan dudas respecto a los gastos pagados y los ingresos recibidos de los copropietarios.
Y si hay alguna duda, es obligación del administrador resolverla en la propia reunión, y si por el motivo que sea no es posible, entonces quedar otro día en su despacho para resolverla.
La opacidad en la presentación de cuentas genera una gran desconfianza en los copropietarios, porque no entienden cuál es el destino de los fondos que satisfacen.
Su anterior administrador no reflejaba fielmente en el acta los acuerdos adoptados
Tras realizar una reunión, todo administrador debe redactar la preceptiva acta donde se recoja el nombre de los propietarios asistentes, los temas tratados y los acuerdos adoptados.
El contenido del acta debe ceñirse a los acuerdos que se han tomado en la reunión, no pudiendo escribir el administrador cosas que no se han tratado, falsear acuerdos u omitir decisiones adoptadas.
El administrador cesado o dimitido no entrega la documentación
Este es el problema más surrealista con el que en alguna ocasión nos hemos topado.
El administrador en cuestión, que en realidad es un abogado o un asesor laboral, dimite de sus funciones porque sabe que la comunidad que administra ha convocado una reunión para cesarle.
Tras la comunidad nombrarnos como su nuevo administrador, nos encontramos ante el hecho de que el administrador cesado no responde a ninguno de los teléfonos y e-mails de contacto que tiene, y cuando nos personamos en su despacho a reclamarle la documentación, suele estar cerrado o la única persona que hay en la recepción informa que el responsable no se encuentra disponible en esos momentos, que volvamos otro día.
Este tipo de escenarios solamente los hemos sufrido con administradores no colegiados, ya que los administradores que sí están colegiados, se rigen por un estricto protocolo de traspaso, que en el caso de incumplirlo corre el riesgo a ser sancionado económicamente por parte del Colegio al cual está circunscrito.
Estas son algunas de las realidades que nos trasladan los propietarios de las comunidades que empezamos a administrar, o de aquellas comunidades que solicitan nuestros servicios de administración porque están descontentos con su actual administrador, y no se trata de hechos aislados, sino que se repiten en muchas ocasiones y con cierta frecuencia, en especial como hemos indicado anteriormente, con administradores no colegiados o administradores que llevan pocos años ejerciendo la profesión.
Es evidente que todo el mundo comete errores, pero los casos que hemos destacado no se tratan de errores si no de actuaciones contrarias a lo que debe hacer un profesional que se dedica a la administración de fincas.
Algunas de ellas son especialmente graves y suponen una dejación de funciones notable, lo que provoca que los propietarios se sientan desamparados y desconfíen de los administradores de fincas en general.
Por ello, todo administrador de fincas debería evitar estas situaciones y cumplir con sus obligaciones como profesional.