Las cuentas de una comunidad de propietarios es uno de los pilares b√°sicos del funcionamiento de cualquier comunidad de propietarios.
En ellas figuran tanto los gastos que se pagan como los ingresos que realizan los copropietarios de forma proporcional a su cuota de participación o coeficiente.

No obstante, puede haber situaciones que precisen realizar una auditoría de las cuentas de una comunidad de propietarios, especialmente si existen sospechas de que la gestión no se está efectuando correctamente.

Hay que destacar que la auditoría de las cuentas de una comunidad de propietarios no tiene realmente la consideración de un trabajo de auditoría de cuentas sujeto a la normativa que regula la actividad de auditoría, tal y como indicó el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas) en marzo del 2016.

Sin embargo, dicho instituto reveló que existe la posibilidad de realizar una revisión mediante la emisión de un informe sobre procedimientos acordados sobre información financiera, cuyo fin puede ser realizar pruebas sustantivas específicas como las que realizan los auditores.

Llegados a este punto, y en el supuesto que una comunidad de propietarios quiera auditar sus cuentas, tenemos que distinguir dos situaciones:
1. Que se quiera obtener un informe meramente informativo sobre las cuentas de la comunidad para detectar si ha habido alguna irregularidad.
2. Que, además de obtener dicho informe, se quiera actuar judicialmente contra una persona física o jurídica, en caso de que se haya detectado alguna anomalía.

En la primera situación será perfectamente válida la intervención de un administrador de fincas contratado al efecto y la podremos denominar auditoría administrativa.
En la segunda situación, será necesaria la actuación de un auditor de cuentas pericial y se denomina auditoría pericial.

Diferentes escenarios en las cuentas de una comunidad de propietarios

Tenemos que determinar dos escenarios distintos a la hora de tener que auditar las cuentas de una comunidad de propietarios

Escenario -1-
Comunidad de propietarios que tiene cuenta propia a nombre de dicha comunidad en una entidad bancaria, independientemente que la comunidad tenga contratado un administrador de fincas o no.

Escenario -2-
Comunidad de propietarios que tiene contratado un administrador de fincas y cuyos fondos son gestionados a través de la cuenta bancaria del administrador.

Cuando una comunidad de propietarios tiene una cuenta propia, lo normal es que haya firmas mancomunadas para hacer reintegros, pagos, devoluciones o transferencias. Eso quiere decir que tiene que haber más de un titular en la cuenta (normalmente el presidente y el vicepresidente) y que sea preciso que ambos den su autorización.
Si la comunidad tiene contratado un administrador de fincas, es posible que este también tenga firma mancomunada.
En este escenario, si existe la sospecha de mala praxis, los responsables solo pueden ser los propietarios que tengan acceso a la cuenta de la comunidad.

Cuando una comunidad de propietarios tiene la gesti√≥n de sus cuentas por medio de la cuenta bancaria del administrador de fincas, es evidente que cualquier mala gesti√≥n ser√° responsabilidad de dicho administrador al ser la √ļnica persona que tiene el acceso a la cuenta bancaria.

Diferencias de la auditoría de cuentas para cada escenario

Existen diferencias a la hora de realizar una auditoría para cada escenario, especialmente en el apartado de los ingresos, ya que analizar los gastos no tiene mayor problema que disponer de los justificantes.
En el caso de una comunidad con cuenta propia, con o sin administrador de fincas, los ingresos de los copropietarios se efect√ļan a dicha cuenta propia, ya sea directamente por los vecinos mediante transferencia o por la emisi√≥n de recibos, sea por la entidad bancaria o por el administrador de fincas, en el caso que lo hubiere.

Quiere esto decir que con un simple examen de los movimientos positivos de la cuenta bancaria no se podrá determinar si se ha producido alguna anomalía o carencia, salvo en el caso que un propietario haya pagado sus recibos por medio de transferencia dado que figurarán sus datos.

Llegados a este punto, hay que diferenciar entre las comunidades de propietarios con cuenta propia con administrador de fincas o sin él.
Si no hay contratado administrador, las √ļnicas referencias econ√≥micas ser√°n los movimientos positivos y negativos de la cuenta bancaria comunal.

Si hay administrador de fincas, es posible que, además, exista una liquidación de cuentas desglosada por cada departamento donde se asignarán de forma proporcional los gastos y las cuotas individuales satisfechas por cada uno.

En el caso de una comunidad de propietarios con administrador de fincas y gestión por medio de la cuenta del administrador, siempre habrá una liquidación de cuentas con desglose de los gastos satisfechos por un lado, y por otro un desglose proporcional de estos gastos por departamento, y la asignación de los ingresos efectuados por cada propietario, tanto de forma global como individual.

Requisitos para poder realizar la auditoría de una comunidad de propietarios

Si un administrador de fincas tiene que realizar una auditoría administrativa necesitará disponer de la siguiente información:

  • Justificantes de los pagos efectuados durante los a√Īos que se quieren auditar.
  • Justificantes de los ingresos realizados por los propietarios (recibos pagados) durante los a√Īos que se quieren auditar.
  • Acuerdos adoptados por la comunidad de propietarios respecto a la forma de repartir los diferentes gastos de √©sta.
  • Escritura de obra nueva y divisi√≥n horizontal y/o estatutos registrales, si los hubiere.

La informaci√≥n que siempre suele ser m√°s complicada de recopilar son los ingresos (recibos) efectuados por los propietarios, especialmente si estos pagos se han realizado en efectivo. No obstante, los pagos de recibos en efectivo se han ido reduciendo en los √ļltimos a√Īos, lo que ayuda a la hora de tenerlos que auditar.

Con toda la informaci√≥n/documentaci√≥n en su poder, el administrador de fincas podr√° realizar un estudio sobre las cuentas de los a√Īos que se requiera, y emitir posteriormente un informe o auditor√≠a administrativa que servir√° a la comunidad de propietarios para determinar si hubo o no alguna irregularidad o mala praxis.

En caso afirmativo, y si la comunidad de propietarios quiere recurrir a la v√≠a legal, precisar√° una auditor√≠a de cuentas pericial, tal y como indic√°bamos anteriormente, √ļnico documento v√°lido ante un tribunal.

En Finques Chicote somos administradores de fincas en Barcelona y Hospitalet desde el a√Īo 1.968, administramos casi 400 comunidades de propietarios y estamos especializados en tratar diferentes tipos de cuentas de comunidades.

Por ello, nuestro conocimiento y experiencia nos permite poder realizar una auditoría de cuentas administrativa de las cuentas de cualquier comunidad de propietarios donde haya dudas de la gestión. Si este es el caso de su comunidad de propietarios, puede solicitarnos sin compromiso un presupuesto.

Y si fuera precisa una auditoría de cuentas pericial, entre nuestros colaboradores se encuentran auditores periciales especializados en la materia.