En el contexto actual de la gestión de comunidades de propietarios, resulta imprescindible que el administrador de fincas adopte un enfoque riguroso respecto a las obligaciones derivadas de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y del Real Decreto 171/2004, de 30 de enero (RD 171/2004) en materia de coordinación de actividades empresariales.
A continuación se sintetizan los principales aspectos que deben considerarse para asegurar el cumplimiento normativo y reducir la exposición a responsabilidades frente a trabajadores propios o ajenos que operen en el ámbito de la comunidad, pues es frecuente que las comunidades de propietarios contraten servicios y mantenimientos externos, tales como limpieza, ascensor, sistemas contra incendio, puerta de parking, jardín, piscina, conserjería, etc. En todas estas situaciones existe una obligación legal importante: garantizar la seguridad y salud de las personas que trabajan en el edificio.
Estas obligaciones se regulan principalmente en dos ámbitos:
- Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
- Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
El administrador de fincas tiene un papel clave para asegurar que la comunidad cumple con ambas normativas, evitando sanciones y posibles responsabilidades en caso de accidente.
¿Qué es la Prevención de Riesgos Laborales (PRL)?
La Prevención de Riesgos Laborales es el conjunto de medidas y normas destinadas a proteger la salud y seguridad de los trabajadores frente a los riesgos que puedan derivarse de su trabajo. Está regulada por la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales y se aplica a todas las empresas y empleadores, incluidas las comunidades de propietarios que tengan personal contratado. Por tanto, una comunidad de propietarios con trabajadores propios (por ejemplo, un portero, conserje o personal de mantenimiento) tiene las mismas obligaciones que cualquier empresa:
- Evaluar los riesgos laborales en el edificio o zonas comunes.
- Planificar medidas preventivas (formación, equipos, señalización, etc.).
- Vigilar la salud de sus trabajadores.
- Contratar un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) que asesore y gestione la prevención si no dispone de medios propios.
En cambio, si la comunidad no tiene empleados, no necesita cumplir todas las obligaciones de la PRL, pero sí debe aplicar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) cuando contrata empresas externas.
¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)?
La CAE está regulada por el Real Decreto 171/2004 y desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención. Su objetivo es garantizar la seguridad cuando varias empresas o profesionales trabajan o concurren en el mismo lugar (por ejemplo, en las zonas comunes de un edificio). Esto significa que una comunidad de propietarios tiene la obligación de:
- Informar a las empresas que contrata sobre los riesgos del edificio (instalaciones eléctricas, sótanos, maquinaria, productos de limpieza, etc.).
- Solicitar documentación a esas empresas (evaluación de riesgos, seguros, formación del personal, certificados de estar al corriente en prevención…).
- Coordinar las actividades cuando coincidan varios trabajadores o empresas en la finca (por ejemplo, si hay limpieza y mantenimiento al mismo tiempo).
- Registrar y conservar esa documentación como prueba de cumplimiento.
Aunque la comunidad de propietarios no sea una empresa, la ley la considera centro de trabajo, por lo que tiene responsabilidad si ocurre un accidente en zonas comunes durante la prestación de un servicio contratado.
Papel del administrador de fincas ante la PRL y el CAE
El administrador de fincas es la figura más indicada para organizar y controlar el cumplimiento de la PRL y la CAE en nombre de la comunidad, valiéndose de los servicios especializados en PRL y/o CAE de una empresa homologada y experta en dicha materia y contratada por la comunidad.
Las funciones prácticas de este tipo de empresas suelen incluir:
- Identificar la situación de la comunidad:
- Ver si hay empleados contratados.
- Listar todos los proveedores (empresas o autónomos) que prestan servicios (limpieza, ascensorista, mantenimiento, etc.).
- Coordinar la documentación preventiva:
- Solicitar a cada proveedor de la comunidad la documentación actualizada de prevención y seguros.
- Archivar la información en un sistema o carpeta específica.
- Elaborar protocolos de actuación:
- Normas de acceso para empresas externas.
- Procedimientos en caso de accidente.
- Comunicación de riesgos existentes (por ejemplo, escaleras, cuartos técnicos, productos químicos).
- Contratar un Servicio de Prevención Ajeno (si hay empleados):
- Este servicio elabora la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y la formación necesaria.
- Informar a la comunidad:
- Explicar en junta de propietarios la importancia de cumplir la normativa.
- Presentar anualmente un informe de seguimiento de PRL y CAE.
¿Qué sucede si la comunidad no cumple con estas obligaciones?
El incumplimiento de la normativa de PRL o CAE puede tener consecuencias graves:
- Sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo (desde cientos hasta miles de euros).
- Responsabilidad civil en caso de accidente de un trabajador en el edificio.
- En casos graves, responsabilidad penal si se demuestra negligencia.
Además, si el accidente ocurre en zonas comunes, la comunidad de propietarios puede ser considerada responsable, incluso aunque no tenga empleados propios.
Recomendaciones para las comunidades de propietarios
- Mantener un registro actualizado de todos los proveedores que trabajan en la comunidad.
- Exigir al proveedor la documentación preventiva antes de autorizar cualquier trabajo.
- Designar un responsable de coordinación (normalmente una empresa especializada).
- Revisar la documentación como mínimo cada año, o cuando se cambie de proveedor.
- Si hay personal contratado, asegurar la contratación de un servicio de prevención ajeno (SPA).
Cumplir con la PRL y la CAE no es solo una obligación legal: es una garantía de seguridad y tranquilidad para las comunidades de propietarios y para quienes trabajan en ellas.
FAQ: Preguntas Frecuentes sobre PRL y CAE en Comunidades de Propietarios
- ¿Está mi comunidad obligada a cumplir la Prevención de Riesgos Laborales (PRL)?
Sí, si tiene trabajadores propios contratados (portero, conserje, vigilante…). En ese caso debe contar con un sistema de prevención, evaluaciones de riesgos y formación para sus empleados. - ¿Y si no tenemos empleados?
Aunque no haya plantilla, la comunidad sigue teniendo obligaciones en materia de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) con las empresas o autónomos que prestan servicios en el edificio. - ¿Qué documentos se han de pedir a los proveedores que trabajan en la comunidad?
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- Evaluación de riesgos y planificación preventiva.
- Certificado de formación de los trabajadores.
- Seguro de responsabilidad civil.
- Certificado de estar al corriente en PRL.
- Alta en la Seguridad Social y autónomos (si procede).
- ¿Quién debe guardar toda esa documentación?
El administrador de fincas y la empresa especializada en CAE designada por la comunidad. Lo ideal es mantener un archivo físico o digital con todos los documentos actualizados. - ¿Qué pasa si ocurre un accidente en la comunidad?
Si la comunidad no ha cumplido con sus obligaciones de PRL o CAE, puede ser declarada responsable civil o incluso penal. También puede recibir sanciones por parte de la Inspección de Trabajo. - ¿Cuánto cuesta cumplir con estas obligaciones?
El coste depende del tamaño de la comunidad y del número de empresas contratadas, pero suele ser asumible y mucho menor que una sanción o indemnización por accidente. - ¿Puede ayudar el administrador de fincas en este proceso?
Sí. El administrador, en nombre de la comunidad, puede encargarse de contratar el servicio de prevención ajeno (SPA), o el servicio CAE, garantizando el cumplimiento de la normativa. - ¿Cada cuánto tiempo se revisa la documentación?
Se recomienda hacerlo como mínimo una vez al año, o cada vez que cambie alguna empresa o trabajador que preste servicios en la comunidad. - ¿Qué beneficios tiene cumplir con la PRL y la CAE?
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- Evita sanciones e indemnizaciones.
- Aumenta la seguridad de todos los trabajadores.
- Mejora la imagen y la profesionalidad de la comunidad.
- Protege al administrador y a la junta frente a posibles reclamaciones.